2 ordonnances sont parues le 25 mars 2020. Elles portent :
- d’une part, sur l’adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes,
- et d’autre part, sur règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales.
En voici notre synthèse.
Délai d’arrêté et d’approbation des comptes prorogé
- Concernant la décision d’arrêté des comptes, le délai est prorogé de 3 mois. Cette disposition s’applique aux personnes morales (y compris les associations) clôturant leur compte entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.
- Concernant la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes, le délai est prorogé de 3 mois. Cette disposition s’applique aux personnes morales (y compris les associations) clôturant leur compte entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. Cette prorogation est impossible si le commissaire aux comptes a émis son rapport avant le 12 mars 2020.
Adaptation des règles de réunion et de délibération des organes dirigeants et des assemblées générales
L’ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction, tenues ou convoquées à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020.
Assemblées Générales
Les assemblées générales qui se tiendront pendant le confinement, devront se tenir à huis clos et les participants physiques devront respecter les règles de confinement.
Ainsi, si l’assemblée générale est convoquée au domicile du gérant, seuls les associés confinés avec lui pourront y participer.
Si l’assemblée est convoquée au siège social, seul les dirigeants et les membres du CSCE travaillant sur le site du siège social ainsi les associés par ailleurs salariés travaillant également sur le site du siège social, pourront y participer.
Les commissaires aux comptes pourront également y participer dans le cadre des déplacements professionnels autorisés.
Les autres associés/actionnaires pourront y participer soit par visio-conférence, soit par correspondance.
Bien évidemment, ceux qui pourront légalement être présents physiquement, pourront faire le choix de l’être à distance.
En pratique, on peut avoir une Assemblée Générale réunie au siège qu’avec le Dirigeant présent physiquement et tous les autres participants en Visioconférence ou en consultation écrite.
Visio-Conférence
L’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication.
Ce moyen peut donc être utilisé même pour les sociétés ou associations ne le permettant pas ou même si les statuts l’interdisent.
La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée
Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements y compris, le cas échéant, celles relatives à l’approbation des comptes et ce, à condition de disposer des moyens techniques adéquats et notamment d’assurer l’identification des actionnaires ou associé.
Consultation écrite ou Vote par correspondance
L’Ordonnance assouplit le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives à l’approbation des comptes, ce qui en pratique permet de recourir à la consultation écrite dans les SARL pour l’approbation des comptes.
La consultation écrite peut prendre la forme d’une consultation par voie électronique avec signature électronique de la consultation de l’associé.
Délibération des organes de direction
Visio-Conférence
L’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.
Le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.
Les clauses contraires des statuts sont neutralisées et le règlement intérieur n’a pas besoin de prévoir le recours à ces moyens de délibération.
Tous les participants à une réunion d’un organe de direction (CAC, représentant du CSE…) pourront y participer en visioconférence.
Les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective. Ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Consultation écrite
L’Ordonnance étend et assouplit le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.
Le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.
Les clauses contraires des statuts sont neutralisées et le règlement intérieur n’a pas besoin de prévoir le recours à ce mode de délibération.
La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.
Elle peut prendre la forme d’une consultation par voie électronique, avec signature électronique de la consultation de l’associé.
Toute l’équipe du Cabinet se tient à votre disposition et vous souhaite bon courage pour la gestion de cette situation exceptionnelle.